Est-ce que vous vous êtes déjà demandé si Excel, aussi utile soit-il, n'était pas finalement néfaste pour votre entreprise ? Je parie que non, car qui pourrait se douter qu'Excel, qui nous rend tellement de services au quotidien, est en fait un loup déguisé en mouton et que vous lui avez gentiment ouvert la porte de votre bergerie.
Comme c'est mon premier article, le but est simplement d'essayer de montrer en quoi Excel peut-être un problème, voir un frein, dans votre société. Et que remplacer ces fichiers par des applications dignes de ce nom est indispensable. Dans mes prochains articles on ira dans le concret pour voir comment on peut se faciliter la vie grâce à la digitalisation.
Lorsqu'il faut créer rapidement un fichier clients, une liste de distribution, faire un graphique, etc, Excel est parfait ! Mais les problèmes commencent lorsqu'on veut partager les données stockées, qu'on veut implémenter un process ou alors lorsque ce fameux fichier Excel devient partie intégrante de votre système d'information. Autrement dit, lorsque votre fichier Excel est tellement sophistiqué qu'on pourrait le confondre avec un logiciel métier.
Au départ ça part d'une bonne intention, on commence par utiliser un seul onglet et quelques colonnes. Puis petit à petit on rajoute des colonnes, puis des onglets, puis on met des règles de saisie dans les cellules, puis on fait des formules de plus en plus compliquées, puis quand les formules ne suffisent plus on se met à faire des macros et sans s'en rendre compte on a construit une application métier complexe. Où est le problème me direz-vous, si le fichier rempli sa mission. Eh ben justement, on se retrouve face aux problèmes suivants (ceux qui le vivent se reconnaîtront :p) :
- je modifie le fichier pour m'apercevoir, après 3h de boulot, que je n'étais pas sur la bonne version. Aïe !
- j'ai voulu mettre à jour la formule en C4, j'ai déjà mis 1h pour la comprendre et ensuite je l'ai cassé en voulant la modifier. Et hop, 1h de plus pour rétablir car bien sûr je n'avais pas de sauvegarde
- c'est bizarre, j'arrive toujours à trouver une adresse dans la colonne "NumeroTel"
- c'est bizarre, j'ai dit aux équipes que cette colonne était obligatoire et pourtant je trouve des lignes où la colonne est vide. Pourtant je l'ai dit plusieurs fois, CETTE COLONNE EST OBLIGATOIRE !
Bref, on se retrouve avec toutes les bêtes noires du développeur et de la maintenance :
- pas de référentiel unique de données, uniquement des copies qu'il est difficile ensuite de merger en cas de conflit
- une maintenabilité impossible qui fait que plus le temps avance, plus les modifications du fichier Excel deviennent longues, coûteuses et risquées
- une intégrité des données impossible à garantir. Ou alors au prix de règles et formules complexes ou de macros impossibles à débuguer.
Et on peut retrouver ces problèmes dans toutes les tailles d'entreprises et tous les secteurs, pas de jaloux :p !! Bon, c'est vrai que dans les grandes entreprises on peut rajouter que les DSI, bien évidemment, n'ont pas la main sur ces pseudo applications Excel qui circulent en dehors de tout contrôle, ce qui peut poser un problème de sécurité et de confidentialité des données.
Vous ne me croyez pas ? Ok, ok, je sens que vous réclamez un exemple.
Dans une grande société où j'ai proposé mes services, il existait toute une multitude de fichiers Excel qui servait à l'administration des ventes pour le calcul des commissions des commerciaux. Accrochez-vous c'est Epic (dédicace à SCRUM). Chaque commercial devait remplir un fichier Excel avec ses ventes puis appuyer sur le bouton "Envoyer". Une série de macros s'exécutait et copiait les données de vente du commercial dans un fichier Excel régional (sur le répertoire partagé) pour que le responsable régional puisse vérifier les chiffres. Lorsque c'était fait, le responsable régional saisissait d'autres infos et faisait lui-même "Envoyer". Une autre série de macros s'exécutait et copiait les données dans un fichier Excel national. Je vous épargne la tête des macros et les formules de 4 lignes dans chaque fichier.
Un jour, en réunion avec le directeur commercial et le responsable ADV, quelqu'un a lancé l'idée saugrenue suivante : "Il faudrait que les commerciaux nous disent au bout de combien de contacts ils ont réussi à concrétiser la vente. Il faudrait aussi modifier la manière de calculer leurs commissions". Tout le monde s'est regardé dans le blanc des yeux. Non pas parce que la demande était non pertinente, mais parce que tout le monde savait très bien qu'il allait y avoir des larmes et du sang pour modifier cette triporté de fichiers Excel qui se basculent les uns dans les autres.
Conclusions : le directeur commercial a préféré ne pas faire évoluer son business à cause d'un fichier Excel devenu trop complexe.
La morale : lorsqu'Excel devient un frein à l'évolution de vos pratiques et de votre business, il faut le mettre à mort ! Car la technique ne devrait jamais vous freiner dans vos idées de conquêtes ou d'évolution des pratiques.
Et c'est ce qu'on a fait (bon en même temps c'est normal j'étais là pour ça :D), on a mis a mort tous ces fichiers Excel et on les a digitalisé dans une application sur-mesure. Résultat :
- une intégrité des données garantie
- une maintenabilité à toute épreuve (ça ne reste qu'une application qui calcul des commissions, on ne parle pas d'une application qui envoie des astronautes sur la lune hein)
- une source de données unique et partagée par nature (c'est du Web)
- tout se fait et se calcul automatiquement
- et en bonus, on a gagné le temps réel
- et le bonus du bonus, ça a quand même une autre gueule :D
Et dire qu'avant ils faisaient ça à la main...
Deuxième exemple.... non je plaisante j'arrête car si vous êtes arrivé jusqu'ici c'est déjà pas mal. Mais ce ne sont pas les exemples qui manquent.
J'espère que vous aurez compris que ce n'est pas Excel que je veux mettre à mort, mais certains de ses usages. On utilise souvent Excel pour pallier un manque des logiciels métiers déjà en place. Comme souvent, il vaut mieux investir un petit peu au départ pour être tranquille au long terme plutôt que de risquer de se retrouver piégé par une application Excel.
Quasiment toutes les sociétés développent un site web à leur image, un site web "sur-mesure". Ca ne leur viendrait pas à l'idée de se dire "Ce site web d'un confrère a l'air pas mal, ce n'est pas exactement ce que je veux mais on va le prendre tel quel". Excel est souvent utilisé pour implémenter des process internes car aucun logiciel métier ne pourra jamais s'adapter à 100% à votre façon de travailler. Pourtant, comme pour les sites web, vos process sont uniques et demandent donc un développement sur-mesure. C'est ça la digitalisation !
D'ailleurs, dans mon prochain article, je vous présenterai cette fameuse application dont je parle dans l'exemple ;) !! Et promis, il y aura des images :p. A la semaine prochaine.
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