Remplacer un fichier Excel devenu ingérable

La preuve par l'exemple : découvrez comment remplacer un fichier Excel ingérable par une application entièrement sur-mesure, à moindre coût et qui a de la gueule :) !!

Avec un peu de retard (la COVID est passée par là et m'a mis une petite gifle au passage), je voulais vous présenter cette fameuse application dont je parle dans mon précédent article Excel est néfaste pour votre système d'information.

Cette application se nomme DAM (j'y reviendrai plus tard pour expliquer le nom) et permet :

• Le suivi des ventes des commerciaux
• La calcul des commissions de vente en temps-réel
• La visualisation du catalogue des produits vendus par la société
• Le pilotage par tableau de bord du service commercial

Et voici comment elle est née

L'entreprise qui l'a commandée avait pour objectif de se passer de son fameux fichier Excel de suivi des ventes et de calcul des commissions parce que, comme beaucoup d'entreprises qui utilisent Excel pour combler les lacunes de son système d'information, elle s'est très vite heurtée aux limites de l'exercice Excel :

• difficultés dans sa maintenance : c'était le service commercial directement qui gérait le fichier et autant vous dire que l'informatique n'était vraiment pas leur métier...
• difficultés dans la validité des données : pour déclarer les ventes, le fichier possédait la liste des produits "vendables" ainsi que la liste des clients. Evidemment, ces listes étaient des copies des vraies listes qui se trouvaient dans le CRM. Donc forcément il y avait des écarts...
• difficultés dans l'exploitation des données pour le pilotage : les graphiques Excel doivent être alimentés par un jeu de données (Tableau, TCD). Les possibilités de requêtage restent très limitées.

Les objectifs étaient donc clairs :

• pas de double-saisie
• pas de maintenance des référentiels de données (liste des clients et liste des produits)
• calcul des commissions selon les règles exactes de l'entreprise
• graphiques sur-mesure pour correspondre parfaitement aux KPI de l'entreprise
• très simple d'utilisation (pas de formation, comme une appli mobile)
• en gros tout ce qui était pénible à gérer sous Excel

C'est ainsi que 3 jours de développement plus tard (oui, 3 jours !) est née DAM. Dans sa première version, l'application était capable de :

• faire le suivi des ventes
• calculer les commissions de vente
• visualiser la liste des clients et produits
• présenter les données dans quelques graphiques de base

2 jours de développement supplémentaires et l'application était terminée :

• elle savait synchroniser la liste des clients et des produits avec le CRM, donc plus d'écart possible avec le CRM.
• elle savait présenter les données de manière poussée, avec un suivi d'objectif et une projection sur l'exercice comptable

Il aura donc fallut 5 jours de développement pour remplacer ce fichier Excel. Cela comprend bien évidemment la mise en place de l'environnement, la gestion des utilisateurs autorisés à se connecter à l'application et les fonctionnalités évoquées juste au-dessus.

Je ne vous ferai pas l'affront de vous mettre des captures du fichier Excel. Mais laissez-moi vous présenter plutôt DAM.

Petit aparté : comme le service commercial "donne à manger" au reste de l'entreprise et que l'application était pour eux, c'est tout naturellement qu'on l'a appelée DAM (Donne A Manger). Et oui, le côté artistique du développeur est limité :D !

Et voici à quoi elle ressemble

Quelques captures histoire de matérialiser la chose. Les noms et les valeurs ont été volontairement masquées

Connexion sécurisée

Vue globale sur les vente

Graphique des commissions de vente :

Suivi du CA de vente et des objectifs

Détail des ventes par mois et par commerciaux

Et voici la conclusion

Avec un budget restreint (quelques jours de développement), grâce aux technologies actuelles il est tout à fait possible de construire une véritable application sur-mesure, qui colle parfaitement à l'organisation de la société pour laquelle elle est conçue et qui est facilement maintenable. Ca serait dommage de s'en priver :) !!!

Pour aller plus loin : La méthode RAD